تجد في هذه المقالة:
مهارات السكرتارية التنفيذية
السكرتارية التنفيذية
تُعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري، حيث يتم الاعتماد عليها في القيام بمعظم المهمات، فهي حجر الأساس في تطوير العمل والمؤسسة، إذ يطبق السكرتير التنفيذي بتطبيق الأمور الحساسة والضرورية في الإدارة، وسنتطرق في هذا المقال إلى الحديث عن مهام السكرتير التنفيذي.
صفات السكرتير
الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير:
التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتاريه
الثقافة
أ- الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب- الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.
اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.
الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
- التنظيم
- الإلمام بالنظم الإدارية.
- العلاقات
- القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
- اللوائح والتعليمات
- -الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها
- تكتسب مهارات التحصيل العلمي في مجال السكرتارية
- تجميع الثقافة
- الإلمام بالمواضيع الاجتماعية والعامة.
- المعرفة باللوائح المعمول بها في البلد.
- مهارة استخدام اللغة
- المقدرة على الكتابة و التحدث بلغة البلد التي يعمل فيها.
- -المعرفة بالقدرة على كتابة التقارير والمحاضرات
- القدرة على إعداد التقارير الفنية
المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية
- مهارة التحكم و تنظيم وقت المديرين
- القدرة على الاتصال اللفظي .
- القدرة على التعامل مع الرؤساء و الاستفادة من الأنماط السيكولوجية للتعامل معهم
المهارات المكتبية للسكرتير
- فتح البريد
- كتابة المراسلات
- متابعة المراسلات الصادرة والواردة
- التخلص من الأوراق الزائدة
- استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
- تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،
- افتح البريد فور وصوله ،
- افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،
- تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،
- اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،
- وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
- -يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف: جهز أوراقا لإعداد المراسلات،
- يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،
- يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،
- احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،
- يوجد في برنامج (مايكروسوفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
- لا ينبغ ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
- يفضل مخاطبة القارئ برسالة جديدة من مدخل جيد.
- يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح أسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
- خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
- حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
- حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية.
- هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
- أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
