تجد في هذه المقالة:
مفــهــوم ادارة الاجتمــاعــات:
التوظيف الأمثـــل للإمكانات البشـــرية والمـادية المتاحة لتــوجيــه الاجتماع وقيادة المشاركين فيه بأقصى كفاءة وأقل تكلفة وأقصر وقت للتحقيق أهداف الاجتماع.
أركــان الاجتــمــاع:
1- الـقـائـــــــد.
2- الأفـــــراد.
3- المكـــــــــان.
4- الزمـــــان.
5- الأهـــداف.
6- جــدول الأعمال.
أنـــــواع الأجتمـــاعــات:
*تجميع أو توصيل المعلومات.
*حـــل المشكــــلات.
*المتـابـعة والرقابــة.
*تـوجيه و إرشاد.
*اتخـــاذ القـــرارات.
*تكوين اتجـــاهات.
أهميـــة الاجتمــاعــات:
1- اتخاذ ومتابعة القرارات .
2- ممارسة التفكير الجماعي في تناول القضايا وحل المشكلات.
3- تنمية روح التعاون واحترام الآراء و إشعار الجميع بقيمة رأيـــه.
4- تدريس وتطوير المشاركين.
5- طريقة لتغيير القناعات وتكوين الاتجاهات.
6- اكتشاف القدرات وتنمية المهارات.
7- طريق لتبادل الخبرات وتقبل القرارات ونقل المعلومات.
8-وسيلة لتقوية العلاقات وتكوين قيادات مستقبلية.
سلبيـــات عوائــق الاجتماعات:
1-تستغرق وقتا طويل في الأعداد والتجهيز والنقاش.
2-زيادة التكاليف المادية الناجمة عن كثرة الاجتماعات.
3-تبديد الطاقات البشرية المجتمعة في وقت واحد لتناول قضية واحدة.
4-تشعب الموضوعات وتعدد الآراء مما يصعب اتخاذ القرار.
5-عدم توفـر أهل الاختصاص أو عدم الرغبة في الحضور.
6-إثارة الخلاف والجدل بين المشاركين بسبب تباين الآراء.
تحضيـر جـدول الأعمال:
– تاريخ ومكان وزمن ومدة الاجتماع.
– هـــدف الاجتماع.
– الحضـــــور.
– قائمة الموضوعات طبقا لأهميتها.
– وقـــت كــــل بند.
– المطلوب من كل عضو قبل الاجتماع.
وزع الجدول قبل الاجتماع بوقت كاف. –
ترتيب بــنود الاجتمـــاع:
*بـــدايــة الاجتمــأع:
– سهلة تحضيرية.
– متوسطة الصعوبة.
– صـعبــة.
– للنقاش فقــط.
– سهـلة ختامـية.
مسؤوليــات الأعضـــاء:
1- الحضور في الموعد المحدد.
2- الحضور الإيجابي وعدم الاتكال.
3- عدم التعصب واحترام الآخرين.
4- بذل مشاعر فياضة نحو باقي الأعضاء.
5- العمل على تحقيق أهدف الاجتماع.
6- القيام بما يكلف به من مهام بعد الاجتماع.
مــهــام الســكــرتير:
1- تجهيز جدول الأعمـــال.
2- أعـــداد ملـف الاجتمـــاع.
3- توجيه الدعوات والتأكد من استلام المرفقات.
4- الإشراف على تجهيز وتهيئة مكان الاجتماع.
5- التنسيق مع جميع من يطلب منهم حضور الاجتماع.
6- تذكير الرئيس والأعضاء بالتكاليف المناطة لهم.
7- مساعدة الرئيس في صياغة القرارات والتوصيات.
8- تجهيز التقارير والبيانات المطلوبة.
9- طباعة المحضر.
10- متابعة تنفيذ قرارات وتوصيات الاجتماع.
كيف تكون مهما خلال الاجتماع:
1- تواجد في مكان الاجتماع في الوقت المحدد.
2- اجلس أمام رئيس الاجتماع.
3- حضر استعد مسبقا الاجتماع.
4- شارك وساهم في الأحداث بصراحة ولطف.
5- اياك واحتكار النقاش.
6- التزم بجدول الأعمال و أصغ لتفهم وتكلم بحيث تفهم .
7- كن إيجابيا ومتفائلا وابن أفكارك على أفكار الآخرين.
8- قم بنقد الآراء ولا تنتقد الأشخاص.
9- اعمل على زيادة النقاش الفردي للتوحيد وجهات النظر.
10- قم بكل ما هو مطلوب منك
