مفهوم نظم المعلومات
نظام المعلومات هو ذلك النظام الذي يستخدم الأفراد والمعدات والإجراءات وسياسات التشغيل لتجميع ومعالجة البيانات وتوزيع المعلومات.
بمعنى آخر نظم المعلومات مصطلح يدل على نظام يقوم بجمع المعلومات (يدوياً أو آلياً) وتنظيمها وتخزينها ومعالجتها وعرضها في أشكالها المختلفة (نصية، مرئية، صوتية).
أهمية نظم المعلومات الإدارية
- توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها، حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أو جمعيات الأسرة).
- وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.
- وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة المؤسسات و المشروع.
- ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن.
- الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المنشأة أقصى فائدة من استخدام الحاسب الآلي والنظم للمساعدة في توفير المعلومات وإدارتها واستخدامها في الحياة العملية، وذلك بتحليل المعلومات والبيانات التي تمتلكها الشركة أو المؤسسة أو المنشأة الحكومية التي لا تهدف للربح، وأيضا تستفيد من هذا بتحليل البيانات والوصول إلى قرارات مدعمة وأقرب ما يكون للأفضل. الثمرة الحقيقية من نظم المعلومات الإدارية هي تزويد المستويات الإدارية المختلفة في مؤسسة ما بكل ما تحتاجه من معلومات تساعد القائمين بالعمل على اتخاذ القرار المناسب
- – فنظم المعلومات الإدارية هي طريقة لإبراز المعلومة في الوقت المناسب بالشكل المقروء للشخص المسؤول بصورة دقيقة، باستخدام الحاسب الآلي أو حتى باستخدام نظم يدوية ولكنها دقيقة بصورة كافية.
- فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى.
- ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة.
- كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.
الفرق بين نظم المعلومات الإدارية وإدارة الاعمال
تختص نظم المعلومات بمعالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات من خلال العديد من البرامج المخصصة لذلك
بينما تقوم نظم المعلومات الإدارية بإدارة تلك المعلومات التي تم الحصول عليها.
لذا يُمكن القول بأن نظم المعلومات هي عبارة عن أدوات تُستخدم لإدارة المعلومات، وذلك بواسطة نظم المعلومات الإدارية.
أنواع نظم المعلومات الإدارية
1- نظم قواعد المعرفة
النظام القائم على المعرفة ، وهُو برنامج كمبيوتر تتمثل مُهمته في استخدام قاعدة مركزية من أجل حل المُشكلات المُعقدة، فهُو نظام يتكون من جُزأين الأول هو قاعدة المعرفة والتي تتضمن الحقائق
بينما يتمثل الجُزء الثاني من قاعدة الاستدلال والتي تعمل على السماح باستنتاج المعرفة الجديدة، فنُظم قواعد المعرفة تُشير إلى بُنية النظام التي تُمثل المعرفة؛ كالأنظمة الخبيرة.
2- نظم دعم القرارات
يتم استخدام نُظم دعم القرارات من قِبل مدراء الأعمال الصغيرة من خلال القيام على استخدام تقارير تدعم تخطيط العمليات وكذلك القرارات التي تعمل على حل المُشكلات، فهُو نظام يعمل على مُساعدة الأعمال التجارية في صُنع قراراتها التي تحتاج العديد من الإجراءات
كما أن نُظم دعم القرارات يُعد نظام مُصمم لمُساعدة الإدارة المُتوسطة والعليا من خلال تحليل بياناتها وتجميع المعلومات التي تُساعد في حل المُشكلات واتخاذ القرارات
ويمكن أن يكون النظام إما مُحوسبًا بالكامل أو مدعومًا بواسطة البشر أو قد يتم الجمع بين كليهما.
3- نظم الدعم التنفيذي
تعد نُظم الدعم التنفيذي أحد الأدوات اللازمة لإعداد التقارير من البيانات الموجودة، ليقوم بعد ذلك المُدراء التنفيذيون على استخدام هذه التقارير للوُصول إلى التقارير الواردة من جميع الأقسام الأخرى في مُستويات الشركة المُختلفة، حيث تُوفر أدوات نظم الدعم التنفيذي العديد من أدوات التحليل التي تُساعد على اتخاذ القرارات اللازمة.
4- نظم معالجة المعاملات
يُعرف نُظم معالجة المُعاملات على أنه نظام يعمل على معالجة معلومات المُعاملات التجارية من خلال جمع بياناتها وتعديلها والعمل على استرجاعها بطريقةٍ تضمن توفير الأداء والموثوقية والاتساق، فهي نُظم تُستخدم لمُعالجة العمليات اليومية، مثل: أوامر الشراء أو إنشاء الشيكات وهذا الأمر يتطلب التفاعل مع النظام في الوقت الفعلي.
5- نظم معلومات المكاتب
تُعد نُظم معلومات المكاتب أحد المجالات المعنية بدارسة المكاتب والعمل على تطوير أفضل التقنيات من أجل توفير الدعم للعاملين فيها، حيث تعمل نُظم معلومات المكاتب على توفير التقنيات اللازمة للاهتمام بمُعالجة احتياجات العاملين في المكاتب
حيث تُتيح هذه النُظم تقديم العديد من الوظائف لهم كمُعالجة النُصوص وقواعد البيانات وتوفير مجموعات العمل القائمة على الشبكة وغيرها من الأمور التي سهلت الأعمال.
